Q.会社を設立して1年目です。先日、取引先の会社より請求書がメール添付で送られてきましたが、そのメール自体を削除してしまったようです。請求書は保存しておく必要があるでしょうか？
A.
1.保存期間
会社にある各種書類の保存期間については、会社法や法人税法、労動基準法等により規定されています。会計に関わる書類の保存期間を述べます。
決算書類(貸借対照表、損金計算書等)や帳簿(総勘定元帳、現金出納帳、売上帳、仕入帳、固定資産台帳等)については、その保存期間が会社法によって10年と規定されていますので、税法上はこれらの書類の保存期間が7年とされているものの、10年間保存する必要があります。
また、証憑書類(領収書やその控え、預金通帳、有価証券売買計算書、請求書、注文書、見積書等)については、会社法により事業に関する重要な資料に限って10年間保存する必要がありますが、それ以外のものは保存期間が税法上7年とされています。
なお、平成20年4月以降終了事業年度に発生した欠損金については、繰越期間が7年より9年に延長されています。欠損金の繰越控除の適用を受けるなら、欠損金が発生した帳簿書類を保存している必要があることから、保存期間も延びます。
2.保存方法
帳簿書類の保存方法は、原則として紙による保存です。パソコンによって作成した書類は、プリントアウトした上で保存することになります。ただ、事前に税務署に対して申請書を提出することにより、一定の条件に該当する電子データによって保存することも認められています。
ちなみに、期限が過ぎた書類の処分方法については、用心することなく通常のゴミと共に出すと、問題となる可能性があります。したがって、シュレッダーにかけるか、溶解処分を行ってくれる業者に依頼するといいと思われます。
